Funktionen für höchste Produktivität

Synchronize beinhaltet sämtliche Funktionen, die ein Benutzer von einem erstklassigen Tool für die Terminplanung und Aufgabenverteilung erwartet. Dieses vollständige Funktionsset macht Synchronize, zusammen mit seiner robusten Architektur, zum leistungsstärksten Produktivitätstool, welches dem Unternehmen von heute zur Verfügung steht.

Das Fenster "Tag für Tag"

Der ganze Tag auf einen Blick

Das Synchronize-Fenster Tag für Tag zeigt den Kalender für den ausgewählten Tag an. Die festgelegten Termine, die Aufgabenliste und eventuelle Mahnernotizen werden in diesem Fenster angezeigt und können auf einen Blick überprüft werden. Wenn Sie Details zu einem bestimmten Kalendereintrag sehen möchten, doppelklicken Sie einfach auf den gewünschten Eintrag.

Ereigniseditor

Planen Sie Besprechungen in wenigen Minuten

Die Terminkoordination für Besprechungen ist ein Leichtes mit Synchronize. Sehen Sie nach wer frei ist, reservieren Sie das passende Konferenzzimmer und hängen Sie auch noch eine Tagesordnung an - alles mit nur wenigen Mausklicks! Das würde mit traditionelleren Methoden, wie etwa E-Mail oder Telefon, Stunden oder gar Tage dauern.

Der Ereigniseditor ermöglicht ein müheloses Planen von Besprechungsterminen. Während Sie die gewünschten Teilnehmer auswählen, werden deren belegte Zeiten grafisch dargestellt. Wählen Sie einen Wochentag, und ziehen Sie dann den Mauszeiger auf der Zeitachse nach unten, um einen Zeitblock für die Besprechung auszuwählen. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche Freie Zeit suchen, um Synchronize anzuweisen, den nächsten verfügbaren Zeitblock zu suchen.

Synchronize kann auch Ressourcen planen und dabei jene ausfindig machen, welche die erforderlichen Attribute besitzen. Nehmen wir beispielsweise an, Sie benötigen ein Konferenzzimmer für 50 Personen, einen Overhead-Projektor sowie einen Spezialisten, z.B. einen Dolmetscher oder einen Fachmann in der Ölindustrie. Um das Ereignis festzulegen, verwenden Sie jeweils einfach die Schaltflächen Hinzufügen und Schließen. Die Terminkalender der erwünschten Teilnehmer werden aktualisiert, Ressourcen reserviert und Benachrichtigungen sofort gesendet. Periodische Termine, Aufgaben und Mahner können automatisch mit einem beliebigen Intervall geplant werden.

Aufgabenliste

Organisieren und Verwalten der Arbeit

Produktivitätsexperten sind sich einig: Eine Aufgabenliste ist wesentlicher Bestandteil der Aufgabenverwaltung. Neben Funktionen für persönliche Aufgabenstellung bietet Synchronize auch die Möglichkeit, Aufgaben innerhalb von Gruppen zu verteilen, zu delegieren und gemeinsam auszuführen. Nicht erledigte Arbeit wird automatisch in den nächsten Tag übertragen. Aufgaben werden nach Priorität angeordnet und bei Erledigung mit dem Abschlußdatum versehen. Es ist auch möglich, einen Termin für eine Aufgabe festzulegen. In diesem Fall wird automatisch eine Mahnernotiz gesendet, wenn dieser Termin nicht eingehalten wird.

Notizenaustausch

Kommunikation und Zusammenarbeit durch Notizenaustausch

Sie können einem Kalendereintrag (Ereignis, Mahner oder Aufgabe) Notizen, Tagesordnungen oder eine ganze Datei anfügen, um Dialoge oder Feedback zu einem bestimmten Thema festzuhalten. Durch benutzerspezifische Berechtigungen können Notizen verkettet oder von den jeweiligen Berechtigten geändert werden. Wenn der Notizenaustausch als Diskussionsforum verwendet wird, sind in vielen Fällen keine Besprechungen mehr nötig. Die einzelnen Mitglieder einer Gruppe können jeweils die erforderlichen Informationen zu einem beliebigen Zeitpunkt austauschen und bearbeiten, ohne ihre Arbeit durch "traditionelle" Besprechungen unterbrechen zu müssen.

Berechtigungen

Kalendergeheimhaltung und Zugriffsbeschränkungen

Bestimmen Sie, welche Benutzer Ihre Termine, Aufgaben, Mahner und gemeinsamen Notizen einsehen und/oder ändern dürfen. Zusätzlich können Sie ein Kennwort festlegen, um den Zugriff auf Ihren Kalender einzuschränken.

Ressourcenverwaltung

Müheloses Reservieren von Konferenzzimmern

Sie können mühelose Konferenzzimmer reservieren und Ressourcen suchen. Synchronize erlaubt Ihnen, Personen, Orten und Gegenständen Attribute zuzuweisen. Anhand dieser Attribute können Sie dann die nötigen Ressourcen und/oder Personen für Besprechungen und Aufgaben suchen. So könnten z.B. Kapazität und Austattung die Attribute eines Konferenzzimmers sein. Sie bestimmen, was Sie benötigen, und Synchronize sucht unter den verfügbaren Räumlichkeiten nach den passenden. Danach wählen Sie das gewünschte Konferenzzimmer, und Synchronize reserviert dieses sogleich für Ihre Besprechung.

Drucken

Heften Sie einen Ausdruck Ihres Terminkalenders in Ihren Handplaner. Synchronize unterstützt alle geläufigen Formate, einschließlich Day Runner®, Day-Timer®, Franklin Day Planner® und Time Manager®. Sie können auch ein eigenes Format entwerfen.

Alarme

Sie können bestimmen, daß Ihnen vor einer Besprechung in festgelegten Intervallen eine Nachricht zugestellt wird und Ihr Computer ein akustisches Signal gibt. Oder Synchronize kann sogar Ihren Pager anrufen! Die Alarmfunktion kann so eingestellt werden, daß automatisch eine Nachricht an Ihren Funkrufempfänger (Pager) gesendet wird, um Sie an ein kurz bevorstehendes Ereignis zu erinnern.

Anzeigen von Details

Mit Details anzeigen wird die Anzahl der Benutzer angezeigt, die während eines bestimmten Zeitblocks beschäftigt sind. Wenn Sie einmal auf den Zeitblock klicken, wird ein Dialogfeld mit den Namen der beschäftigten Benutzer angezeigt.

Info anzeigen

Mit Info anzeigen werden alle relevanten Informationen über den ausgewählten Kalendereintrag angezeigt.

Kategorien

Farbkodierung und Organisation der Kalendarinformationen

Mit Hilfe von Kategorien können Sie Kalenderinformationen individuell anordnen, um eine optimale Produktivität zu ermöglichen. Sie können persönliche und systemweite Kategorien erstellen und diesen zur leichteren Unterscheidung eine Farbe und eine Schriftart zuweisen.

Suchfunktion

Finden Sie alles was Sie suchen in einer verwandten Kategorie sekundenschnell.

Sie können Kalendereinträge (Ereignisse, Aufgaben oder Mahner) innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs suchen, oder Sie können den Titel oder die Kategorie als Suchkriterium verwenden. Synchronize zeigt eine Liste der gefundenen Einträge, einschließlich des Eintragsdatums im Kalender und der Gesamtanzahl der gefundenen Einträge. Diese Suchfunktion erlaubt es Ihnen, einzelne Kalendereinträge oder mehrere zusammenhängende Einträge zu finden.

Konfigurationen

Ihr Kalender - maßgeschneidert

Synchronize bietet dem Endbenutzer eine umfangreiche Liste von Konfigurationsoptionen, um den Kalender maßgeschneidert und den persönlichen Wünschen/Arbeitsgewohnheiten entsprechend zu gestalten. Diese Optionen bestimmen das Erscheinungsbild und die Funktionalität von Synchronize. Wenn Sie z.B. die Option "E-Mail über Ereignisse empfangen" auf Wahr einstellen, wird Ihnen automatisch eine E-Mail-Nachricht gesendet, wenn ein Benutzer Sie zu einer Besprechung lädt.

Kalendar anzeigen

Kalendarübersicht im Tages-, Wochen- oder Monatsformat

In der Kalenderansicht wird Ihr Kalender im Tages-, Wochen- oder Monatsformat angezeigt. Sie wählen die Informationen, die angezeigt werden sollen: Ereignisse, Aufgaben, erledigte Aufgaben, Mahner oder eine beliebige Kombination derselben. Die Motif-Version bietet Ihnen auch eine Gruppenansichtsoption, mit der die Kalender mehrerer Benutzer auf einer einzigen Seite angezeigt werden können.

Tragbarer Support

Synchronize gibt es auch zum Mitnehmen.

Synchronize kann auch im Standalone-Modus, d.h. ohne Netzwerkanschluß, ausgeführt werden. Der Standalone-Modus ermöglicht es den mobilen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, Synchronize auch außerhalb des Büros auf einem Laptop auszuführen. Sie können somit auch weiterhin sich selber und andere Benutzer für Besprechungen eintragen, auf gemeinsame Notizen antworten sowie Aufgaben für sich selber oder für Arbeitsgruppen zuweisen, ohne ans Netz angeschlossen zu sein. Wenn der Computer wieder ans Netz angeschlossen wird, werden die Daten automatisch zum Server übertragen und ausgetauscht, und Synchronize aktualisiert sämtliche Kalender in der Hauptdatenbank.

Online-Hilfe

Die Verwendung von Synchronize wird mit Online-Hilfe leicht gemacht.