Wenn Sie Synchronize CyberScheduler starten, wird anfänglich die Tagesansicht
angezeigt. Die Kalenderansicht zeigt Ihren Terminkalender (Besprechungen, Aufgaben, Mahner)
für den/die laufende/n Tag, Woche oder Monat an, je nachdem welches Symbol Sie wählen.
Details über jeden beliebigen Kalendereintrag können durch Anklicken auf den Eintrag abgerufen
werden.
Eine Symbolleiste im oberen Bereich der Kalenderansicht erlaubt es Ihnen,
CyberScheduler-Funktionen auszuwählen:
Der Datumswechslerbereich der Kalenderansicht ermöglicht es Ihnen, schnell zu einem bestimmten Datum zu gelangen. Sie können auf einem der beiden kleinen Kalender einfach auf ein bestimmtes Datum klicken. Links erscheint der aktuelle Monat, rechts der nächste Monat. Sie können auch den Namen des Benutzers sehen, dessen Kalender offen ist, sowie den Tag und das Datum. Über die Schaltfläche Heute und den nach rechts bzw. links zeigenden Pfeil können Sie im Kalender den heutigen, den vorangehenden oder den nächsten Tag anzeigen. Außerdem erlauben Ihnen Verknüpfungslinien, auf einen beliebigen Monat dieses Jahres oder auf den aktuellen Monat in einem von vier Jahren zu klicken.
Der Titel jedes Kalendereintrags stellt eine Verknüpfung dar, d.h. Sie können auf den Titel klicken, um die Registerkarte für den betreffenden Eintrag anzuzeigen. Sie können neben einem Kalendereintrag auch auf ein Attributsymbol klicken (Periodisch bzw. Notizen), um die Registerkarte für den betreffenden Eintrag direkt anzuzeigen.
Teilnehmer benachrichtigen und ihre Anwesenheit bei anberaumten Besprechungen verfolgen ist ein Kinderspiel mit CyberScheduler. Aus einer Teilnehmerliste ist sofort ersichtlich, wer während eines bestimmten Zeitblocks frei ist. CyberScheduler kann sogar eine Zeit suchen, zu der sämtliche eingeladenen Teilnehmer verfügbar sind. Nachdem die Besprechung in CyberScheduler angesetzt worden ist, erscheint sie sofort auf den Terminkalendern aller eingeladenen Teilnehmer. Anschließend können Sie auf der Teilnehmerliste feststellen, wie Benutzer auf die Einladung zu einer geplanten Besprechung geantwortet haben.
Um für Benutzer die belegten Zeiten (d.h. die Zeitblöcke, für die bereits Besprechungen geplant sind) grafisch darzustellen, klicken Sie auf Belegte Zeit einblenden. Darauf ändert sich die Schaltfläche auf Belegte Zeit ausblenden. CyberScheduler zeigt die aktuelle Woche in halbstündlichen Zeitblöcken (von 6 bis 18 Uhr) an, und der aktuelle Tag ist hervorgehoben. Freie Zeitblöcke der in der Teilnehmerliste ausgewählten Benutzer sind grün; belegte Zeitblöcke sind rot. Um diese Grafik auszublenden, klicken Sie auf Belegte Zeit ausblenden.
CyberScheduler bietet Ihnen die Möglichkeit, nicht nur Ihre persönliche Aufgaben zu verwalten, sondern auch Gruppenaufgaben zu koordinieren, d.h. Aufgaben an andere zu delegieren und den Abschluß zu verfolgen. Den einzelnen Einträgen einer Aufgabenliste wird jeweils durch den Verfasser eine Priorität zugeordnet. Aufgaben, die nicht als abgeschlossen markiert worden sind, werden in die Aufgabenliste des nächsten Tages übertragen.
Eine Notiz ist eine Textdatei, z.B. eine Tagesordnung, und kann jedem Kalendereintrag angefügt werden. Das Notizsymbol erscheint neben dem Kalendereintrag, wenn eine oder mehrere Notizen angefügt wurden.
Alle Kalendereinträge können so eingetragen werden, daß sie in regelmäßigen Intervallen automatisch wiederauftreten. Mögliche Einstellungen: täglich, werktags, wöchentlich, halbwöchentlich, monatlich, halbmonatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich.
Die Registerkarten für Teilnehmerlisten, gemeinsame Notizen sowie das Festlegen von periodischen Wiederholungen und Berechtigungen erlauben es Ihnen, schnell einen neuen Kalendereintrag zu erstellen oder Informationen über einen vorhandenen Eintrag einzusehen.
Der Posteingang ist eine Anzeige neuer Kalendereinträge (Besprechungen, Aufgaben, Mahner und Notizen), die noch ungelesen sind. Er umfaßt einen Zeitraum von zwei Wochen vor dem aktuellen Datum in der Kalenderansicht bis vier Wochen danach."
Sie können bei erteilter Berechtigung den Terminkalender eines anderen Benutzers durchsehen. Detailinformationen zu vertraulichen und privaten Kalendereinträgen sind in diesem Fall nicht zugänglich.
Wenn Ihnen ein Benutzer die Proxy-Berechtigung erteilt hat, können Sie genau so wie dieser Benutzer jeden Eintrag in seinem Kalender lesen und Besprechungen, Aufgaben und Mahner erstellen.
Gehe zu erlaubt Ihnen, in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht des Kalenders schnell ein anderes Datum anzuzeigen.
Die Funktion Suchen durchsucht einen bestimmten Zeitraum Ihres Kalenders und listet die gefundenen Einträge auf. Anschließend können Sie den gewünschten Eintrag anzeigen, indem Sie diesen auswählen und auf die Schaltfläche Gehe zu Auswahl klicken.
Ein wahlweises persönliches Kennwort beschränkt den Zugriff auf Ihren Kalender. Außerdem können Sie anderen Benutzere verschiedene Arten von Zugriffsberechtigungen gewähren, einschließlich der Berechtigungen Durchsuchen, Planen und Proxy. Das Zulassen bzw. Untersagen von Überbuchungen sowie das Festlegen Ihrer Arbeitszeit erfolgt ebenfalls über Kalenderberechtigungen.
Die Online-Hilfe erläutert die Verwendung von CyberScheduler und kann über die Symbolleiste aufgerufen werden. Zudem können Sie auf jeder Registerkarte auf Hilfe anzeigen klicken, um ein ensprechendes Hilfethema anzuzeigen.